Benchmarking er en systematisk sammenligning med henblik på erfaringsudveksling og forbedring. Det er en standardiseret vurderingsmetodik, der bruges til at identificere ”best practice” på et område med henblik på, at andre kan lære af dem og selv blive bedre.
Det er både muligt at lave en benchmarking i forhold til ”best-practice” eller benchmarking i forhold til en sammenlignelig gruppe, indsats, institution, mv.
Benchmarking adskiller sig fra metoder med fokus på intern resultatvurdering ved en systematiske tilgang, der involverer flere sammenlignelige opgaver og funktioner i forskellige institutioner. Formålet med benchmarking er, at sammenligningen skal danne afsæt for identifikation af initiativer til optimering og effektivisering.
Den systematiske sammenligning indebærer, at der ved en benchmarking fastlægges et fikspunkt eller en norm, der benyttes som sammenligningsgrundlag.
Der er overordnet set to metoder til benchmarking. Den ene metode er brug af ”best practice” som danner norm for sammenligningen. Det vil sige, at institutionerne måler sig i forhold til de bedste på et område. Ved den anden metode kan man benchmarke ved at identificere centrale processer og udarbejde fælles målepunkter, som man benchmarker på.
Der er flere måder at tilrettelægge en benchmarkingundersøgelse på. Makrobenchmarking er bred og omfatter en stor gruppe af institutioner på nogle udvalgte punkter, mens mikrobenchmarking sammenligner få institutioner med hinanden på et mere detaljeret niveau.
Resultatbenchmarking fokuserer på kvantitative data og målinger på centrale og relevante nøgletal/områder, mens procesbenchmarking i højere grad fokuserer på arbejds- og produktionsprocesser og identificerer hvor processerne er forskellige samt hvad man kan lære af denne forskellighed.
Hvorfor benchmarke I staten?
Benchmarking kan være med til fremme effektive offentlige organisationer – metoden skal ikke ses som en kontrol, men som et redskab til at lære af andre.
Gode rammer for en benchmarking skaber for det første en mulighed for effektivisering af opgavevaretagelsen. For det andet er den individuelle sparring, dialog og handlingsplaner for konkrete effektiviseringstiltag med til at understøtte varige resultater i den enkelte institution.
For det tredje giver dialogen på tværs af institutionerne i benchmarkingen en række faglige og kompetencemæssige positive effekter.
Det er Moderniseringsstyrelsens erfaring, at benchmarking skaber en større åbenhed og dialog på tværs af institutionerne.
Benchmarking er en samarbejds- og udviklingsform, hvor deltagerne ser bort fra forskelligheder i mellem institutionerne og sammenligner på tværs.
Både de institutioner, som ligger pænt i forhold til ”best practice”, og de institutioner, hvor der er plads til forbedringer, lærer noget om deres institution og opgaveløsning gennem benchmarking.