Økonomistyrelsen har i forbindelse med understøttelsen af den interne budgettering udvidet inspirationsmaterialet vedrørende anvendelsen af de enkelte dimensioner.
I den forbindelse er der lagt vægt på, at den enkelte dimension ikke kun har en styringsrelevans i sig selv, men at dimensionerne bør tænkes i en sammenhæng - som et samlet styringsredskab - så dimensionerne bedst muligt understøtter hinanden.
Dimensioner er uafhængige - men bør anvendes og tænkes i sammenhæng
Da Finansministeriet og Økonomistyrelsen introducerede dimensionerne blev de grundlæggende beskrevet som uafhængige af hinanden.
Begrundelsen var og er, at hver enkelt I skal have råderum til at tilpasse dimensionerne, så de bedst muligt understøtter det styringsbehov, der er gældende i jeres institution.
Hvordan dimensioner skal hænger sammen og understøtter hinanden og styringen er således op til den jer at vurdere, beslutte, implementere og dokumentere.
Dimensionerne som samlet styringsredskab - to forhold bør understøttes
Som minimum kan dimensionerne - som samlet styringsredskab - understøtte to forhold.
Understøt de forskellige styringsbehov på tværs af styringsniveauer - og afdæk koblingen mellem styringsniveauerne
Den enkelte dimension har typisk større eller mindre relevans for de enkelte styringsniveauer i institutionen.
Eksempelvis vil de dimensioner, der er mest relevant for den decentrale budgetansvarlige, ikke nødvendigvis være de mest centrale dimensioner for medarbejderne i den centrale økonomifunktion.
En dimension, der fortrinsvis anvendes centralt, kan eksempelvis være formålsdimensionen eller produkt-dimensionen. En dimension, der fortrinsvis anvendes decentralt, kan eksempelvis være aktivitetsdimensionen.
Det er fundamentalt at sikre, at der er dimensioner, der understøtter begge niveauer og at de pågældende dimensioner er tilpasset de konkrete styringsbehov på det enkelte niveau.
Samtidig er det væsentligt, at der er en entydig kobling mellem dimensioner på hvert styringsniveau. En begrundelse herfor er, at det sikrer en nemmere kommunikation og styring på tværs af styringsniveauerne i jeres institution.
Økonomistyrelsen anbefaler blandt andet på den baggrund, at aktiviteterne i aktivitetsdimensionen så vidt muligt kun er koblet til ét formål eller ét produkt. En nærmere beskrivelse af en sådan kobling findes under beskrivelsen af aktivitetsdimensionen.
Håndtering af en stabil intern kontoplan med plads til fleksibilitet
Styringsrelevansen af jeres interne kontoplan beror i høj grad på stabilitet i kontoplanens struktur og indhold. Det skyldes blandt andet, at tidsserier og historiske data er væsentlige redskaber, når der skal budgetteres og fremskrives.
Samtidig beror styringsrelevansen på, at jeres interne kontoplan tilpasses den eksisterende styring og struktur i jeres institution, der for de fleste institutioners vedkommende er foranderlig.
Der eksisterer med andre ord et styringsdilemma forårsaget af behovet for stabilitet og behovet for løbende tilpasning.
Det er vigtigt at tage højde for dette, når sammenhængen mellem dimensionerne fastlægges.
En måde at gøre det på er, at I vælger og dokumenterer, hvilke dimensioner I forsøger at holde relativt stabile og hvilke dimensioner I i højere grad ønsker at tilpasse institutionens løbende forandringer.
Ofte vil det være naturligt, at dimensioner, der omhandler overordnede aggregeringer, holdes relativt stabile. Det kan eksempelvis være formålsdimensionen eller produkt-dimensionen. Omvendt vil dimensioner, der anvendes til detail-budgettering, naturligt kunne anvendes med større rum for foranderlighed. Det kan eksempelvis være aktivitetsdimensionen.
Et andet redskab - der kan anvendes som alternativ eller sideløbende med overstående - er en hierarkisk sted-dimension. En hierarkisk sted-dimension bør løbende tilpasses institutionens organisatoriske forandringer; ellers forsvinder styringsrelevansen af dimensionen. Dimensionen har således en iboende fordel ift. håndteringen af foranderlighed i jeres institution.
Samtidig vil de øverste niveauer i organisationen (og sted-dimensionen) typisk være kendetegnet ved relativt stor stabilitet, da større organisatoriske ændringer er sjældne i den gennemsnitlige institution. De øverste niveauer i en hierarkisk sted-dimension vil således være relativt stabile.
En hierarkisk sted-dimension kan således både understøtte behovet for stabilitet og behovet for løbende tilpasning. En nærmere beskrivelse af sted-dimensionen findes på Sted-dimension.
Dimensionerne på Finansministeriets Økonomisk Administrative vejledning (ØAV)
Tidligere beskrivelser af dimensionerne findes på ØAV 'Opstillinger af dimensioner'.
Tilbage til intern kontoplan